Am 20. März fand in Innsbruck Igls das mittlerweile vierte im kontext Projektmanagement Forum statt und widmete sich heuer dem Thema Risikomanagement. 

Gleich vorweg mein Resümee: Diese Veranstaltung war eine Reise wert. Eine sehr gute Größe, um keinen "Information overflow" zu erleiden. Der Congresspark Igls ist für "Öffi"-Reisende zwar etwas abgelegen, dafür entschädigt aber allein der Ausblick schon. Von den 10 Vorträgen konnte ich auf Grund der parallelen Streams – das ist etwas, was ich eigentlich gar nicht mag, diese erzwungene Entscheidung bei der immer das Gefühl mitschwingt, etwas versäumt zu haben – fünf selbst mitverfolgen. Bei zwei Vortragenden stellte sich allerdings die Frage, ob sie das Thema der Veranstaltung mitbekommen haben. Der Rest war gut bis sehr gut.

Besonders der Vortrag von Helmut Lunner, COO der Olympischen Jugendspiele 210 GmbH war ein Volltreffer.

Helmut Lunner hat aufgezeigt, wie einfach Risikomanagement sein kann und welche Ergebnisse damit erzielt werden können. Es wurde der gesamte Risikomanagement dargestellt, von den ersten Ideen über die Konzeption und Implementierung des Prozesses selbst bis hin zu den verwendeten Werkzeugen zur Risikobewertung und Risikodarstellung. 

Die Eintrittswahrscheinlichkeiten wurden nicht in Prozent sondern durch die Bewertungen "Häufig - Wahrscheinlich - Unwahrscheinlich - Gering" beschrieben. Die Auswirkungsmatrix wurde als 4x4 Matrix aufgesetzt und beinhaltete die Aspekte "Finanziell - Human - Ansehen - Unterbrechung der Spiele" mit den Bewertungen "Extrem - Hoch - Mittelmäßig - Niedrig". 

Ein einfaches Schema, das aber genau zeigt, worauf es ankommt. Risikomanagement braucht eine einfache und anwendbare Methode, um die unterschiedlichen Einschätzungen und Erfahrungen der beteiligten Personen in eine gemeinsam bearbeitbare Form zu bringen. Der Focus liegt auf dem gemeinsamen Erzeugen von Risikobildern und dem Festlegen, wie mit den Risiken umgegenagen werden soll.

Im November 2011 fand in Dornbirn am Gelände der FH Vorarlberg das erste pmCAMP! statt. Wir haben Stefan Hagen, den Leiter des Organisationskomitees, zu den möglichen Ergebnissen befragt.

Das erste pmCAMP ist vorbei. Was würdest du sagen ist das wichtigste Ergebnis?

Die wichtigste Erkenntnis ist für mich, dass sich "die richtigen Leute" treffen sollten. Uns ist eine gute (weil heterogene) Mischung geglückt. Dies wahrscheinlich auch aufgrund der Tatsache, dass wir durch unseren primären Kommunikationskanal - das Internet - offensichtlich mehrheitlich sehr aufgeschlossene, ambitionierte und veränderungsfreudige Menschen angesprochen haben (weg von push, hin zu pull).

Wodurch unterscheidet sich das pmCAMP nun von den großen bekannten PM-Messen?

Soweit ich das beurteilen kann ging's bei uns wesentlich lockerer zu. Status, Titel, Herkunft, Background etc. traten in den Hintergrund, es ging um den kollegialen und freundschaftlichen Austausch.

Wie sieht das pmCAMP die Zukunft des Projektmanagements?

Ich denke, dass es so etwas wie eine "konsolidierte Meinung" zu dieser Frage nicht gibt. Meine persönliche Meinung ist, dass wir noch mehr über den Tellerrand hinaus schauen müssen, indem Praktiker und Fachleute aus unterschiedlichen Wissensgebieten und Bereichen ihr Wissen und ihre Erfahrungen austauschen ("Brücken bauen"). 

Wird es ein pmCAMP 2012 geben?

Ja, aller Voraussicht nach im November wieder in Dornbirn (für die D-A-CH Region) und (sofern es sich zeitlich ausgeht) vor dem Sommer in Wien. 

Wir werden die Entwicklung des pmCAMP! weiter verfolgen und danken Stefan Hagen für das Interview.

Heute möchten wir ein sehr interessantes Programm vorstellen, zu dem wir einen Beitrag leisten konnten: Die Einführung von einheitlichen PM-Standards für die Abwicklung von Bauprojekten innerhalb der Stadt Wien durch die Stadtbaudirektion, kurz DAB-Programm.

Mit DI Brigitte Jilka, MBA, Stadtbaudirektorin und DI Helmut Wanivenhaus, Leiter Managementsysteme haben sich dankenswerter Weise die beiden führenden Köpfe des DAB-Programms Zeit genommen, unsere Fragen zu beantworten.

Von welchem Umfang sprechen wir eigentlich bei dem DAB-Programm?

In vier Jahren werden in ca. 25 Abteilungen PM-Standards etabliert. Jede einzelne Abteilung wird in einem Organisationsprojekt über eine Dauer von 1 ½ Jahren bei der Implementierung der Standards begleitet. Die Vielfalt der Bauprojekte von der Errichtung einer Schule, der Sanierung von Amtshäusern und Bädern bis zu den klassischen technischen Infrastrukturleistungen wie Kanal und Wasser soll dabei mit maßgeschneiderten Richtlinien abgedeckt werden. 

Unter der Steuerung und Koordination der Wiener Stadtbaudirektion arbeiten 20 technische Abteilungen mit ca. 8.000 MitarbeiterInnen. In das Baumanagement sind ca. 1.300 MitarbeiterInnen eingebunden, davon 400 bis 500 tatsächlich im Projektmanagement. Pro Jahr werden von diesen Abteilungen derzeit ca. EURO 275 Mio. in Bauvorhaben und in die Instandhaltung von Bauwerken investiert.

Was sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren für das DAB-Programm?

Die Kombination aus der Entwicklung von abteilungsspezifischen Standards, der Durchführung von Schulungen und dem Wissenstransfer in die Praxis anhand reeller Projekte stellt den Erfolg sicher.

Die Erarbeitung der PM-Richtlinien und der dazugehörigen Standards ist arbeitsintensiv und wird daher so effizient wie möglich abgewickelt. In einem halben Jahr kann dies in einer Abteilung, begleitet durch mehrere Workshops, die gleichzeitig der PM-Schulung dienen, erledigt werden. Danach wird die Anwendung von Projektmanagement in der jeweiligen Abteilung, teilweise nach Stufenplänen, verbindlich erklärt. Über einen Zeitraum von einem Jahr werden ausgewählte reelle Projekte durch die Experten der Stadtbaudirektion begleitet und somit Umsetzungsgrad und Qualität der Projektabwicklung im Auge behalten.

Parallel dazu finden weitere Grund- und Spezialschulungen statt. Dadurch wird der Lerntransfer in die Praxis sichergestellt. Erst nach einer Gesamtprojektdauer von ca. 1½ Jahren schließt eine Abteilung damit ab, dass die Projektmanagementreife mittels Maturitymodell attestiert wird und weitere Empfehlungen zum PM-System mitgegeben werden.

Unser Resümee

Die Gestaltung von PM-Richtlinien ist eine grundsätzlich nicht so schwierige Aufgabe. Viel schwieriger ist es, solche Richtlinien zum Leben zu erwecken. Hier hat die Stadtbaudirektion die Situation ganz richtig eingeschätzt und sehr viel Energie in Schulungen und begleitendes Coaching gesteckt. Und das über einen Zeitraum von mehreren Jahren. Wir finden genau das sehr beachtenswert, denn diese Erkenntnis ist leider nicht immer vorhanden.

Das neue Jahr beginnt gleich mit einer für uns sehr wichtigen Änderung:

Nach langer Suche haben wir endlich die passenden Räumlichkeiten in der Stadlergasse in Wien XIII gefunden. Doppelte Bürofläche und Blick auf den Künigelberg - was will man mehr. Die neuen Büroräume teilen wir uns übrigens mit sprechmeister und grafikschweinchen, unserer Grafikagentur.

Heute beginnt in Dornbirn am Gelände der Fachhochschule Vorarlberg das erste pmCAMP!, eine ... Aber was ist das pmCAMP! eigentlich? Eine PM-Messe oder ein PM-Kongress, wie das PM-Forum in Deutschland oder der pm-focus in Österreich?

Das Organisationskomitee unter der Leitung von Stefan Hagen beschreibt die Vision des pmCAMP! folgendermaßen:

Projektmanagement lebt und entwickelt sich. Vielfältige Einflüsse verwischen den State-of-the-Art. Die klassischen Gralshüter des Projektmanagement hecheln hinterher, bemüht, die eigenen Pfründe zu sichern. Eine unabhängige, offene und kollaborative Standortbestimmung jenseits des Einflusses großer PM-Organisationen ist unser Ziel. Gängige Standards sind für uns nur eine Facette des immer vielfältiger werdenden PM-Kosmos. Spannend wird es dort, wo die klassische Lehre im (scheinbaren) Gegensatz zu neuen Strömungen steht. Wir wollen weniger aus theoretischer Sicht und akademischem Interesse, sondern vor dem Hintergrund der Frage: „Was funktioniert in der Praxis?“ diskutieren. Denn kein Projekt gleicht dem anderen. Was in einem Projekt gut funktioniert kann in einem anderen schädlich sein. Die zum Teil unterschiedlichen Ansätze lassen sich nicht widerspruchsfrei unter einen Hut bringen. Wir sind aber der Überzeugung, dass eine gegenseitige Befruchtung möglich und dringend notwendig ist. Im gleichberechtigten Austausch und der Auseinandersetzung mit Kollegen kann und soll jede(r) ein echtes Gefühl dafür entwickeln wann welcher Ansatz hilfreich sein kann.

Ein spannende Veranstaltung, die - so vermuten wir - wesentlich mehr praktische Ergebnisse liefern wird als die großen PM-Messen und PM-Kongresse. Und die hoffentlich nächstes Jahr fortgesetzt wird.

Zu Beginn eines jeden Projekts steht nicht - wie oft kolportiert - die Frage nach den Zielen sondern nach den handelnden Personen. Immerhin gehen 2 Personen - im Normallfall Auftraggeber und Projektleiter - eine Vereinbarung ein, ein Projekt zu planen und in Folge (höchst wahrscheinlich auch) umzusetzen. Da sollte sichergestellt sein, dass diese beiden Personen mit den richtigen Kompetenzen ausgestattet sind, um diese Vereinbarung einhalten zu können.

Die Frage nach den handelnden Personen beschäftigt uns eigentlich über die gesamte Laufzeit eines Projekts. Sie beinhaltet die Teambildung in der Start-Phase, das soziale Controlling in der Umsetzungs-Phase sowie die Teamauflösung in der Abschlussphase. Dafür verwenden wir Methoden und Werkzeuge wie Rollenbeschreibungen und Organigramme, Kommunikationsstrukturen und Kommunikationsmedien.

Vereinfacht gesagt steckt hinter der Frage „Wer sind wir?“ nichts anderes, als für die gesamte Projektlaufzeit festzulegen, dass die richtigen Personen an den richtigen Positionen in der Projektorganisation sitzen und miteinander strukturiert kommunizieren. Eigentlich ganz einfach, oder?

Übrigens, können Sie und alle anderen Personen, die bei Ihnen in Projekten arbeiten, diese Frage umfassend und zu jeder Zeit beantworten? Wenn nicht wäre es an der Zeit, ein wenig an Ihrem PM-Modell zu arbeiten.

In mittlerweile alter Tradition haben wir wieder eine Energiereserve an ausgewählte Kunden, Interessenten und Freunde von PMMAC geschickt. Die originelle Verpackung von Zotters Mitzi Blue Ostertraum wurde wieder von unserer Agentur sprechmeister und grafikschweinchen gestaltet.

Sollten Sie keine Schokolade bekommen haben, können Sie gerne noch eine Nachlieferung anfordern. Solange der Vorrat reicht. Ein kurzes Email genügt.

Mitte März hat Stefan Hagen auf seinem PM-BLOG die Frage gestellt, ob PMI undIPMA bzw. spezifische Aspekte dieser Organisationen noch zeitgemäßt sind. Die Intensität der geführten Diskussionen zeigt, dass dieses Thema viel stärker bewegt als auf den ersten Blick angenommen. Zum Glück!

Auch ich mache mir seit Jahren Gedanken, ob PM-Professionalisierungen nach z.B. der PM-Baseline der pma vor allem für kleine und mittlere Unterehmen Sinn machen können und ob es wirklich notwendig ist, nur zertifizierte Projektmanager zu beschäftigen. Aus meiner Sicht in beiden Fällen ein klares Nein.

Trotzdem möchte ich sowohl die PM-Baseline als auch das PMBOK nicht missen, gelten Sie doch als die De-Facto-Standards im Projektmanagement und sind eine reichhaltige Sammlung an Methoden und Werkzeugen, die man einsetzen kann. Der entscheidende Aspekt ist das "KANN", also die Adaption dessen, was IPMA und PMI für notwendig und sinnvoll erachten, auf ein reales Umfeld und vorhandene Rahmenbedingungen, die in vielen Fällen nicht in Frage gestellt werden können. 

Standards sind also nicht von der Hand zu weisen, erleichtern sie die fachspezifische Kommunikation doch ungemein. Standards brauchen auch eine kontinuierliche Weiterentwicklung, getrieben von den Erfahrungen aus der Praxis und einem gewissen wissenschaftlichen Ergeiz, Aspekte immer wieder neu zu beleuchten und mit neuen oder modifizierten Methoden und Werkzeugen zu behandeln.

Auch die Kenntniss um diese Standards ist wichtig. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einem Projektleiter, der das Potential einer Projektumfeldanalyse nicht kennt oder der Meinung ist, das Gantt-Diagramm sei der einzige Projektplan. Na dann viel Spaß. Aber ob ein Zertifikat die Sicherheit gibt, auf einen Wissenden zu treffen, stelle ich in Frage. Ich habe selbst einige Zertifizierungszyklen in unterschiedlichen Fachrichtungen durchlaufen und dabei erlebt, auf welche Art und Weise manche Zertifikate verteilt werden und wovon ein Erlangen abhängen kann. Da ist schon manchmal der Eindruck entstanden, dass Zertifizierungen in erster Linie ein Geschäft sind für die, die die Prüfungen abnehmen, die Zertifikate verlängern oder beim Aufrechterhalten des zertifizierten Status behilflich sind.

Also JA zu zeitgemäßen Standards im Projektmanagement, JA zum Erlernen und Beherrschen der Methoden und Werkzeuge aus diesen Standards, damit wir überhaupt eine Chance haben, effizient zusammen zu arbeiten) und JA zum Adaptieren der Standards für die eigene unternehmerische Praxis. Und NEIN zu Zertifizierungen. Stecken Sie Ihr Geld lieber in die Weiterentwicklung Ihres PM-Modells, das bringt Ihrem Unternehmen sicherlich mehr.

Die Teak Holz International AG mit Sitz in Linz ist ein auf nachhaltige Teak-Forstinvestments, den internationalen Handel und die Verarbeitung von Teakholz spezialisiertes Unternehmen. Die Plantagen an der costa-ricanischen Pazifikküste haben aktuell eine Fläche von ca. 1.934 Hektar, worauf ca. 2 Millionen individuell gepflegte Teakbäume wachsen. Eine schrittweise Ausdehnung der Plantagefläche wird angestrebt. Seit Mitte November 2008 sind vier Plantagen im Umfang von insgesamt 850 ha nach den Forstbewirtschaftungs-Prinzipien des FSC® (Forest Stewardship Council®) zertifiziert. Im April 2009 wurde der Gültigkeitsbereich des Zertifikats von Forstbewirtschaftung auf Forstbewirtschaftung und Produktkette erweitert.

© THI AG

Die THI AG wird Merlin 2 für die Planung und Abwicklung ihrer Ernte- und Handelsprojekte einsetzen. Die Projekte werden in Österreich geplant und von Österreich aus gesteuert und mittels Merlin Server den Mitarbeitern vor Ort in Costa Rica zugängig gemacht, um Informationen über Erntefortschritt und nachgealgerte Arbeitsschritte direkt in die Projekte einzuspeisen. Dies geschieht bevorzugt mit mit Hilfe der mobilen Lösungen von Merlin für iPad und iPhone. Dadurch kann die Steuerung der Projekte aus Österreich wesentlich effizienter durchgeführt werden, die Aktualität der Informationen steigt.

© THI AG

Ein weiterer wesentlicher Vorteil für die THI AG ist die Möglichkeit, Dokumente (von denen es in den Ernte- und Handelsprojekten sehr viele gibt) in Merlin 2 direkt in den Projekten zu hinterlegen und ebenfalls über Merlin Server auch am iPad vor Ort in Cosat Rica zugängig zu machen. Diese integrierte Dokumentablage vereinfacht die Kommunikation wesentlich.

Das Beispiel der THI AG zeigt, wie vielfältig Merlin 2 einsetzbar ist.

Wer öfters auf unserer Website unterwegs ist, hat es sicher schon mitbekommen: Das neue Ausbildungsprogramm bis Sommer 2011 ist da. Und es gibt viel Neues.

Basis-, Spezial- und Tool-Workshops

Die Basis-Workshops sind aus dem letzten Jahr bekannt. Neu ist der Workshop zum Risikomanagement, der bis dato als Spezial-Workshop geführt wurde. Da wir mit den Basis-Workshops aber den gesamten PM-Prozess abdecken wollen, muss sich auch dieser Workshop bei den Basis-Workshops finden.

Bei den Spezial-Workshops ist alles neu. Zwei weitere Workshops zum Thema Risikomanagement mit anderen Schwerpunktsetzungen. Ein Workshop zum Thema Prozessmodellierung, der zwar nicht direkt mit Projektmanagement zu tun hat, aber als gute Ergänzung bei der Gestaltung eines PM-Modells verstanden werden kann. Und dann noch die Strategie-Workshops. in halbtägiges Format, bei dem Sie die Möglichkeit haben, individuelle Strategien für die Integration neuer Themen in Ihr PM-Modell zu entwickeln. Kurz und kompakt. Die Themen sind Agiles Projektmanagement und Social Media in Projekten.

Ebenfalls neu sind die Tool-Workshops. An jeweils einem Tag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte effizient und einfach mit Merlin 2, Onepoint Project 10 oder ZCOPE abbilden.

Wien, Berlin und Bern

Das gesamte Programm wird auch heuer wieder ausschließlich in Wien angeboten. Ausgewählte Workshops können zusätzlich in Berlin und erstmals in Bern besucht werden. Aber jeder Workshop aus unserem offenen Programm kann auch in Ihrem Unternehmen vor Ort durchgeführt werden. Einfach mal nachfragen.